Selain hal hal strategis seperti melakukan segmentasi audiens, memilih benda yang akan dijadikan souvenir kantor, hingga desain yang mampu mencitrakan brand dan menyampaikan pesan promosi.
Ada hal hal teknis yang juga jangan sampai luput dari pertimbangan kita. Memperhitungkan beberapa hal detail dan teknis ini akan membantu kita dalam memesan souvenir kantor yang tepat sasaran dan tepat waktu pengerjaannya.
Memesan souvenir kantor mungkin bukan hal yang sulit dan baru bagi perusahaan yang sudah berpengalaman membuatnya. Namun bagi UKM atau orang yang baru pertama kali ditugaskan memesan souvenir kantor ini maka beberapa point dibawah ini mungkin bisa membantu Anda dalam mempersiapkan segala hal agar pesanan souvenir kantor Anda berjalan dengan baik. 
Pertama, Perhitungkan Waktu Pengerjaan
Apapun souvenir kantornya pasti membutuhkan waktu untuk memproduksinya, mulai dari pra cetak, cetak, finishing hingga pengiriman. Tanyakan pada vendor percetakan berapa lama produk souvenir tersebut selesai. Terlebih jika penggunaan souvenir kantor tersebut dikejar oleh deadline sebuah event perusahaan. Misalkan launching, perayaan, gathering atau kegiatan lainnya yang mana waktu pelaksanaannya sudah ditentukan.
Untuk itu kita perlu benar-benar memastikan bahwa souvenir kantor yang kita pesan akan selesai tepat pada waktunya. Jangan memberikan deadline terlalu pas dengan event yang akan dijalankan. Setidaknya jarak 3-7 hari sebelum souvenir kantor itu digunakan adalah deadline yang harus kita berikan kepada vendor percetakan. Dengan jangka waktu tersebut masih ada waktu untuk antisipasi apabila terjadi keterlambatan pengiriman atau kendala kecil lainnya.
Kedua, Pastikan Desain Sudah Disepakati dan Jelas Bagi Kedua Pihak
Dalam point kita tidak berbicara tentang bagaimana merancang desain yang menarik dan tepat bagi target audiens. Karena hal tersebut termasuk ke dalam ranah strategis dalam membuat souvenir kantor. Namun desain dalam point ini lebih ke berbicara tentang bagaimana mengolah desain souvenir yang sudah jadi tersebut. Hal ini cukup penting terutama bagi orang-orang ditugaskan oleh perusahaan untuk mengurus hal ini karena akan menjadi penghubung dua pihak yakni vendor dan atasan di perusahaannya.
Tak jarang sebuah souvenir kantor yang sudah selesai di produksi ternyata berbeda dengan apa yang kita pahami di desain. Entah itu warnanya, ukurannya dan lain sebagainya. Maka dari itu kita perlu memastikan bahwa baik vendor ataupun perusahaan memiliki presepsi dan pemahaman yang sama tentang desain souvenir yang akan dibuat.
Berapa ukuran asli dari souvenir yang dibuat, warna apa yang dipilih, bahan apa yang akan digunakan dan sebagainya, semua harus mendapat persetujuan dari atasan terlebih dahulu. Begitupun halnya ketika kita menyampaikan hal ini kepada vendor percetakan yang menangani masalah produksi, pastikan bahwa mereka menangkap pemahaman yang sama.
Ketiga, Rancangan Biaya Dan Rencana Pembayaran
Soal uang kita memang harus hati-hati dan teliti. Setelah kita menentukan produk souvenir kantor seperti apa yang ingin akan diproduksi, maka vendor akan memberikan berapa harga yang mesti kita bayar.Baik sebagai pemilik perusahaan ataupun orang yang ditugaskan memesan souvenir kantor ini, membuat rancangan biaya yang paling pas adalah hal penting dipahami. Pas dari segi harga dan waktu pembayarannya.
Jika kita memesan souvenir kantor dalam jumlah banyak tentu biayanya pun akan semakin besar. Nah jika harus langsung membayar penuh uang tersebutsekaligus tentu akan sangat mempengaruhi arus kas bisnis/perusahaan kita. Maka dalam banyak kasus dan vendor saat ini, masalah harga tersebut biasanya masih bisa dinegosiasikan entah itu meminta potongan harga ataupun kemudahan atau kebijakan dalam melakukan pembayaran.
Keempat, Memilih Vendor Yang Tepat
Saat ini ada ratusan atau bahkan mungkin ribuan perusahaan merchandise atau percetakan yang ada di Indonesia. Bagaimana memilih vendor yang tepat untuk mengerjakan pesanan souvenir perusahaan kita?. Jika harus disebutkan satu persatu kriterianya mungkin akan banyak sekali point yang harus kita tulis.
Namun secara umum ada dua cara terbaik yang bisa kita lakukan untuk memilih vendor yang akan membuat souvenir kantor kita.
Pilihan Pertama Ialah Mencari Perusahaan Sudah Kita Kenal
Memilih vendor dari orang atau perusahaan merchandise yang kita kenal memang memiliki beberapa kelebihan seperti lebih fleksibel dalam artian lebih terbuka terhadap negosiasi, relatif bisa dipercaya dan hitung-hitung membantu bisnis teman. Namun ingat business is businesskita tetap harus utamakan profesionalisme, kita harus memastikan bahwa dia dapat menerima pesanan souvenir kantor kita dengan hasil sesuai yang kita harapkan. Jika tidak, jangan pernah ragu untuk mencari vendor lainnya.
Pilihan Kedua Carilah Perusahaan Yang Sudah Terkenal
Bekerjasama dengan pihak yang memiliki kredibilitas yang baik akan membuat kita lebih tenang.Periksa atau cari tahu, siapa saja yang klien yang pernah mereka tangani. Ketika sebuah vendor sudah dipercaya untuk menangani sebuah perusahaan besar, maka tentu ada sebuah jaminan kualitas atau suatu prestasi yang akhirnya membuat klien besar tersebut mau mempercayakan pembuatan souvenirnya di vendor percetakan tersebut.
Selain itu pertimbangkan pula nilai tambah dari jasa yang vendor tersebut tawarkan. Baik itu layanan purna jual, garansi hingga konsultasi. Bagi perusahaan atau orang yang baru ditugaskan untuk memesan souvenir. Layanan konsultasi akan sangat bermanfaat untuk membantu kita dalam menentukan hal-hal strategis dalam memilih souvenir kantor. Setidaknya ilmu dan pengalaman mereka bisa menjadi acuan pertimbangan kita dalam mengambil keputusan.
Seperti halnya, kami di Cera Production. Sebagai perusahaan percetakan dan merchandise yang telah berdiri sejak tahun 2012, kami bangga telah menjadi bagian dari kesuksesan strategi promosi yang dilakukan oleh klien-klien kami melalui souvenir kantor. Beberapa perusahaan yang pernah menjadi klien kami diantranya: Pertamina, Bank Indonesia, Bumi Putera, Body & Soul, Bank BRI, PT. KALTIM, G-Resouce, INDOSAT dan masih banyak lagi lainnya.Bersama para expert kami di bidang Media Planner, Product Designer, Creative Director dan Graphic Designer yang berpengalaman.Cera Production siap membantu perusahaan Anda dalam melakukan media planning hingga konsultasi biaya produksi souvenir kantor untuk mencapai goals yang Anda harapkan. Hubungi Staff Kami di :
Anda membutuhkan ide untuk memilih souvenir kantor ? Baca ini : 7 Souvenir Kantor Yang Wajib Ada Di Perusahaan Anda
