Memesan souvenir kantor tidak hanya tentang memilih produk dan desain yang menarik, tetapi juga mempertimbangkan aspek teknis agar pesanan sesuai ekspektasi, selesai tepat waktu, dan efektif secara biaya.
Bagi UKM atau staf yang baru pertama kali menangani pemesanan merchandise perusahaan, simak 7 tips teknis berikut untuk memastikan souvenir kantor Anda sukses!
1. Perhitungkan Waktu Pengerjaan dengan Matang
Setiap souvenir membutuhkan proses produksi, mulai dari pra-cetak, cetak, hingga pengiriman. Pastikan Anda: 
- Menanyakan lead time ke vendor.
- Memberi buffer time 3-7 hari sebelum acara untuk antisipasi keterlambatan.
- Hindari deadline terlalu mepet, terutama untuk souvenir event seperti launching produk, gathering, atau anniversary perusahaan.
2. Pastikan Desain Jelas & Disepakati Kedua Pihak
Hindari kesalahan produksi karena miskomunikasi desain dengan:
- Memastikan warna, ukuran, bahan, dan finishing sudah disetujui atasan.
- Meminta sample fisik atau mockup sebelum produksi massal.
- Memastikan vendor memahami detail teknis (contoh: Pantone warna, jenis bahan, ukuran font).
3. Rencanakan Anggaran & Skema Pembayaran
Agar tidak membebani cash flow perusahaan:
- Negosiasikan harga per unit untuk pesanan dalam jumlah besar.
- Minta opsi cicilan atau termin pembayaran (DP 50%, pelunasan setelah barang diterima).
- Bandingkan penawaran dari 3-5 vendor untuk dapat harga terbaik.
4. Pilih Vendor yang Tepat & Terpercaya
Bagaimana memilih vendor souvenir kantor yang profesional?
Option 1: Vendor yang Sudah Dikenal
- Lebih fleksibel dalam negosiasi.
- Cocok untuk pesanan mendadak atau revisi cepat.
- Pastikan tetap profesional dalam kualitas dan deadline.
Option 2: Vendor Berpengalaman & Berkredibilitas
- Cek portofolio klien (apakah pernah menangani perusahaan besar?).
- Tanyakan garansi dan after-sales service.
- Pilih yang menyediakan konsultasi gratis (terutama untuk pemula).
Contoh Vendor Terpercaya:
Cera Production – Perusahaan percetakan & merchandise sejak 2012 telah membantu klien seperti Pertamina, Bank Indonesia, BRI, dan Indosat. Didukung tim ahli (Media Planner, Designer, Creative Director), kami siap bantu Anda:
- Konsultasi pemilihan souvenir sesuai target audiens.
- Produksi dengan kualitas premium & tepat waktu.
- Solusi anggaran efisien tanpa kompromi kualitas.
📞 Hubungi Kami Sekarang: (0274) 4477635
💡 Butuh inspirasi? Baca: [7 Souvenir Kantor yang Wajib Ada di Perusahaan Anda]
5. Perhatikan Kualitas Bahan & Finishing
- Pilih bahan yang awet (contoh: stainless steel vs. akrilik).
- Pastikan finishing rapi (contoh: sablon vs. laser engraving).
- Minta sample material sebelum produksi.
6. Cek Ketentuan Pengiriman
- Apakah harga sudah termasuk ongkir?
- Apakah vendor bisa kirim langsung ke alamat event?
- Adakah minimum order untuk pengiriman gratis?
7. Siapkan Backup Plan
- Siapkan vendor cadangan untuk pesanan urgent.
- Pesan 10-15% extra untuk antisipasi barang rusak/hilang.
